物流外包案例操作指南


1    目的
为支持HP产品的回收需求,XXX物流公司针对逆向回收业务而制定本作业指导。

2    范围
本指导书适用于XXX物流公司操作的由HP全国维修站(ASC)将其维修的相关产品返回上海维修库房的运输作业。
3    定义
HP维修服务站(简称ASC):指HP在全国设立的服务中心
XXX代理人:指与XXX物流公司签约的提供逆向物流服务的供应商
DOA:指维修件退库业务
国内货物委托发运单(以下简称《委托书》):是HP签发的用A4纸打印的用于提货、送货、运输交接的唯一凭证。

4    作业流程图

5    操作说明
5.1    发货预报
流程
5.1.1    XXX项目组将发货委托信息及时准确的预报给各区域代理人;
5.1.2    代理按时接收预报信息,并反馈是否收到预报;
要求
5.1.3    XXX以电子邮件形式将《委托书》预报给各地区代理人;
5.1.4    同时以电话或QQ等方式进行确认;
5.1.5    代理收到《提货委托书》后,应仔细查看是否存有不全或不清晰信息。
注意事项
5.1.6    《委托书》信息要填写完整,其中必须包含(但不限于)以下信息:
a)    发货人、收货人联系电话及详细地址信息
b)    发运物品的型号、序列号、件数
c)    发运业务类型与时效要求
5.1.7    提货委托书参照附件格式

5.2    预约提货
流程
5.2.1    代理人在收到《委托书》预报后,及时与维修站联系,完成预约。
要求
5.2.2    代理人在收到预报后,应在2小时内完成与维修站的提货预约,并于6工作小时内完成提货。
5.2.3    预约时,如维修站告知不能及时备货,应与其确定顺延时间,并在30分钟内反馈XXX上海项目组接口。同时要在信息反馈表中注明。
注意事项
5.2.4    如因维修站原因造成提货延迟的,应在《委托书》备注栏中注明,并由发货人签字确认。

5.3    提货交接
流程
5.3.1    根据委托信息参照操作手册《货物交接标准》与发货人进行货物交接。
要求
5.3.2    提前打印好《委托书》,安排相应操作资源于约定时间到达维修站提货;
5.3.3    依据《委托书》上注明的“委托类型”,对照《货物交接标准》核对所有信息;
5.3.4    对于不符合交接标准的货物不能提货交接;应立即反馈XXX上海项目组,等待操作指令。
注意事项
5.3.5    必须检查货物外包装箱是否完好,封箱胶带、封箱贴是否完好,封箱贴上是否盖有维修站章(DOA类业务)。一切要符合《货物交接标准》。
5.3.6    提货时还应检查货物重量是否与委托书注明重量存在明显差异,如果确实有问题应向维修站提出,并在备注栏内注明情况。

5.4    发运
流程
5.4.1    代理人在完成提货交接后,按照XXX指定时效将货物运送至指定收货地点库房。
要求
5.4.2    客户签发的《委托书》正本必须随货物一同发运。
5.4.3    发运前要对货物进行必要的发运包装处理,必须保证货物、单证及外箱标识完好。
5.4.4    在运输过程中遇到任何异常或无法控制情况要第一时间反馈。
注意事项
5.4.5    原则上货物是由代理从维修站返回上海、北京、重庆三地XXX库房,因此可能会存在与《委托书》收货地址和收货人不符情况;代理应根据XXX书面指令进行操作。
5.4.6    针对不同区域,XXX有不同发运要求,以XXX运输指令为准。

5.5    到达派送
流程
5.5.1    货物到达目的地,提前通知XXX项目组或收货库房,并约定提送货时间。
要求
5.5.2    送货时要携带《委托书》,并复印一份交由收货库房留存(非XXX库房)。
5.5.3    送货交接时要与库房仔细核对货物数量、外箱状况、标识、封条、封贴、维修站骑缝章等。
5.5.4    对于不符合库房验收标准的拒收货物,应及时反馈XXX项目组并等待操作指令。
注意事项

5.6    信息反馈
流程
5.6.1    代理人在整个操作过程中应做到信息和报表准时、准确反馈,异常及时反馈并做记录。
要求
5.6.2    提货信息反馈:代理人完成提货后,应在2个工作小时内以XXX指定的方式反馈信息
5.6.3    追踪信息反馈:代理人在货物发运次日起,每日上午11:00前反馈信息追踪表(见信息追踪反馈报表)
错误!链接无效。
5.6.4    异常情况反馈:如果操作及承运过程中碰到任何异常,代理人应第一时间通知XXX上海项目组接口人员
注意事项
5.6.5    信息反馈应采用XXX统一的反馈格式,和反馈途径。

5.7    《委托书》签收与保存
流程
5.7.1    代理人携带打印的《委托书》到维修站提货,经维修站发货人签发后,正本随货物返回XXX指定收货库房,货物验收后正本《委托书》经收货人签收后,返回XXX上海项目组留存。
要求
5.7.2    代理人在完成与维修站交接后,应将维修站签发的正本《委托书》复印留底;
5.7.3    《委托书》必须是机打,手写无效;
5.7.4    《委托书》由发货人及收货人签字,并注明日期和时间;(时间精确到分钟)
注意事项
5.7.5    由他人代签,必须拿到委托人或原发货人/收货人书面确认,如得到口头确认后可以先操作再事后补书面确认。
5.7.6    如《委托书》丢失,必须马上反馈XXX物流项目组,并尽快与发货维修站联系进行补发。

6    货物交接标准
6.1    DOA(维修件)业务

6.1.1    外箱要求
a)    外包装箱必须完好无损(无撕裂,无破口,无受潮,无坍塌,无凹陷)。内部填充严实,没有内物晃动。
b)    提货司机如认为包装不符合标准,应与维修站进行沟通协商,请维修站重新包装;如协商不成,应立即电话联系XXX上海项目组接口,并等待指令。    XXX代理人应检查包装并建议发货人加固:
DOA维修件尽量保持原厂包装(包括外面的包装箱和包装箱内的填充物)。
对非原厂包装的货物,发货人应尽量提供适合货物长途运输的包装和填充物,即1个包装箱1台机器;包装箱的尺寸需要和机器的尺寸相当;包装箱内需要有足够的填充物对机器的各面、角、易损部分进行保护,建议泡沫填充物的厚度不少于3cm,且根据机器自身重量增加泡沫填充物的厚度,以便在长途运输中能有效地保护机器的安全。
6.1.2    标识要求
a)    DOA(维修件)业务的机器应使用原始包装,即外包装箱上的产品号、序列号应与申请DOA(维修件)的机器的产品号、序列号一致。
b)    对于无法提供原包装的机器,维修站应该用A4纸张打印机器实物的序列号、 产品号、 产品型号、DOA单号, 并粘贴在包装箱上,手写无效(如图所示)。
c)    左侧为原厂标签,右侧为打印标签;如使用打印标签需要覆盖原厂标签。    
6.1.3    封箱贴要求    
a)    提货司机应负责检查封箱,维修站在外包装箱上应贴有惠普专用易损封贴并且在易损贴和箱子上敲盖相应的骑缝章。
b)    所有DOA机器的外包装可开封处(可能有多处)均应用惠普所提供的易损标签并按要求封贴并盖相应的骑缝章(参见图例)。
    
c)    对于封箱不合格的,代理应向维修站提出,如图所示:左侧标签中间断裂、右侧标签未盖维修站章。如果维修站未能按标准封箱,代理不得提货。同时将信息及时反馈XXX上海项目组。    
6.1.4    封箱要求
a)    封箱胶带应覆盖易损封贴,封贴在胶带内。
b)    封箱顺序是:先将易损封贴粘贴在包装箱封口处;然后在封贴上与纸箱粘贴的骑缝处加盖维修站章,章印要清晰;最后在封贴上加封封条。
c)    在以上是由维修站操作完成。代理提货时须仔细检查。
d)    提货司机务必检查每个箱子上所有存在二次封箱痕迹的地方都已经照此处理。对于不合格的包装, 请提货司机当场提示维修站更改,若不配合,应立即电话联系XXX上海项目组接口,并等待操作指令。    
    

7    规范用语
7.1    电话预约用语:
您好!请问是xxxxxxxxx维修站(公司)吗?我是HP物流服务商,我们接到委托从贵司提取货物,委托书编号是xxxxxxxxxx,请问贵司是否已将货物准备好?
如维修站回复已准备好,预约提货时间。
如维修站未准备好,要与其沟通说明:
您好,请问贵司何时能够备好货物,由于HP对我公司提货时效有考核,您可以帮忙在委托书上注明备货延迟吗?非常感谢!

7.2    上门提货用语:
您好!我是HP物流服务商,我们预约今天到贵司提货,提货委托书编号是xxxxxxxxxxx,请问是否可以办理交接手续?

7.3    送货预约用语:
您好!我是HP返货物流服务商,从xxxxxxx城市返回的货物已经到达,总共有xxxx件,请问库房何时接货方便?

8    异常处理
8.1    提货异常
8.1.1    提货中如有异常,应第一时间反馈XXX上海项目组,并等待操作指令;如不能取得联系,应在满足以上交接条件的前提下,在《委托书》上注明发现的不良情况,并由发货人签字认可。
8.1.2    依据《货物交接标准》对于影响运输或存有潜在风险的情况,可以拒绝提货。拒收之后,应及时通知XXX项目组,等待确认后再次提货。
8.1.3    任何提货异常必须在提货当日反馈XXX项目组,并于次日反馈报表中注明。
8.2    发运异常
8.2.1    运输过程中如有异常情况,需要在反馈报表中注明;遇到特殊情况不能在时效内送达货物的应及时反馈XXX项目组接口,并说明详细原因。
8.2.2    运输中遇到不可抗力事件,需要在第一时间告知XXX上海项目组;同时要尽可能保障承运货物的安全,在事件过后需出具相关证明。
8.2.3    货损货失必须第一时间反馈XXX上海项目组接口。

9    货损与丢失处理
     情况说明    责任判定与处理
A    外包装损毁
内物完好    代理人承担实际损失责任,包含可能产生的二次发运或包装费用。
B    外包装损毁
内物损坏    代理人承担全部损失责任。
C    外包装完好
收货现场发现内部损毁,导致无法使用    如果出库时有记录表明机器完好,则保留向承运代理索赔的权利。
D    外包装完好
收货现场发现内物丢失    如果收货库房发现货物重量有明显差异可以拒收,代理人须返回提货维修站检查更换;如果货物丢失,代理人承担全部损失责任。



文章来自: 本站原创
引用通告: 查看所有引用 | 我要引用此文章
Tags: 维视营销 物流外包 案例 操作指南
相关日志:
评论: 0 | 引用: 0 | 查看次数: -
发表评论
昵 称:
密 码: 游客发言不需要密码.
内 容:
验证码: 验证码
选 项:
虽然发表评论不用注册,但是为了保护您的发言权,建议您注册帐号.